Réunion communication 22 avril

(Je transmets ici un compte rendu de Gaëtan)

Le jeudi 22 avril, une réunion a eu lieu entre la collégiale et la commission statut pour aborder le sujet de la communication interne à l'association. Cette discussion faisait suite aux difficultés pour de nombreux adhérents de communiquer directement entre eux, à l'occasion de l'AG de 2020, mais aussi suite au besoin de la commission statut de pouvoir partager directement ses réflexions avec les adhérents.

Les besoins de communication ont commencé à être listés :

  • être alerté quand il y a une nouvelle info
  • pouvoir communiquer avec tous les adhérents
  • pouvoir suivre facilement un sujet avec tous les échanges
  • l'horizontalité
  • la transparence
  • une gestion facile
  • que tous les adhérents puissent avoir accès au même niveau d'info et à toutes les infos qui circulent au sein de l'asso
  • ne pas perdre la motivation des adhérents
  • limiter les mails
  • facilité d'usage
  • fluidité : répondre vite et à n'importe qui
  • la polyvalence : un outil qui marche pour tout type de sujet
  • des rappels pour suivre les échanges
  • pouvoir distinguer les destinataires des échanges
  • pouvoir communiquer avec tout le monde (adhérents et sympathisants)

Et plusieurs solutions ont été citées  :

• Le forum. Chaque adhérent (ou sympathisant) peut y participer. Chacun peut choisir de recevoir des alertes mails sur les sujets qui l'intéresse. Les discussions peuvent être lues par n'importe qui, y compris les personnes qui ne les ont pas suivies depuis le début. Une infinité de sujets de discussions peuvent être créés par n'importe qui. Mais la prise en main n'est pas facile pour tout le monde, et il faudra prévoir une aide adaptée (documents explicatifs, aide personnalisée...)
  
• L'infolettre. A ne pas confondre avec la framaliste. L'infolettre est écrite par la personne chargée de l'infolettre, elle est envoyée au cercle élargi des adhérents et sympathisants (même si tout le monde peut s'y désinscrire par lui-même) de façon descendante. Elle permet de donner de façon résumée, et à intervalle espacée pour éviter de spamer, les informations principales de la vie associative (AG, comptes rendus), des granges (chantiers), et rappeler que d'autres moyens de communication existent (forum ou framaliste). Problème : elle ne permet pas aux adhérents de communiquer entre eux.
  
• La framaliste. C'est une liste mail qui permet d'échanger de façon horizontale avec tous les membres de la liste. Il suffit d'envoyer un mail à cette framaliste (qui est elle-même une adresse mail) pour que toute personne inscrite à la liste reçoive ce mail. C'est donc un moyen très simple d'utilisation, mais cette simplicité peut aussi être son défaut : il devient très facile d'inonder les boites mails de tout le monde avec des échanges qui n'intéressent pas forcément tout le monde.
  

Le sujet de la communication interne à l'asso est donc ouvert !

Est ce que tous les besoins en matière de communication interne ont été listés ?
Est ce que le forum (avec aide à la prise en main) et éventuellement l'infolettre sont des solutions suffisantes pour répondre à l'ensemble des besoins listés ?
Est ce qu'une framaliste reste nécessaire ? Si oui, pour qui, et quels usages ?

A vos messages !

Super résumé merci beaucoup !

Qui est d'accord pour écrire un mode d'emploi sur le forum ? Comment être alerté, comment suivre un sujet, répondre à un message posté, etc.

D'accord avec ce résumé. Merci bien

Ce forum et la newletters me semblent suffisant pour couvrir tous ces besoins. Le forum remplace la framaliste lourde à gérer dans les mises à jour d'adresse mail et va bien dans le sens d'une autogestion puisque chacun paramètre (nécessité de faire un ou des tutos) selon ses besoins, mais peut aussi créer un sujet sans passer par un intermédiaire. Par contre cela nécessite d'en parler régulièrement dans la newsletter de manière à ce que chacun pense à l'utiliser.

Une idée supplémentaire dans la newsletter, je serai intéressée d'y lire les discussions pour lesquelles il y a besoin de recueillir un maximum d'avis des adhérents. Exemple, dans le précédent mail qui redonnait l'adresse du site, je n'y ai pas vu la discussion sur la com. Et prochainement lorsque la commission statut voudra faire part de la proposition des modifications statutaires, j'aimerais bien que tous les adhérents soient au courant de cette discussion donc en l'indiquant dans la news, par exemple.

Voili voilà
A bientôt

Je trouve que ça fait beaucoup de com et j'avoue que je suis un peu perdue...
J'aurais voulu m'enregistrer sur le forum mais je ne peux pas signer ceci : - Vous accordez aux modérateurs de ce forum le droit de supprimer, déplacer ou éditer n'importe quel sujet de discussion à tout moment.
Bon courage et bravo pour ce que vous faites, je sais que ce n'est pas facile...

Bonjour Maryse et merci pour ton soutien !

Cela reste à vérifier, mais je ne crois pas que l'on puisse retirer ce droit aux modérateurs.
Ce serait chouette de pouvoir le faire pour que chacun puisse s'enregistrer sans crainte de voir ses propos censurés ou modifiés, mais je pense qu'il n'existe aucun forum sans cette modération.
Elle permet entre autres d'éviter l'insulte, les propos haineux, sexistes, racistes, ou bien de filtrer par exemple les messages à caractère commercial n'ayant aucun lien avec notre association !

Je rappelle que nous n'avons aucun intérêt à censurer, modifier ou à faire de la rétention d'information... puisque ce forum a justement été créé pour laisser la libre parole à tous les adhérents et sympathisants d'Armentiu !

Je comprends et respecte le choix de ceux qui ne veulent pas s'inscrire sous ces conditions. En espérant que cela ne vous empêche pas de venir visiter le forum régulièrement et d'y poster des messages en tant qu'invité !

Armentiusement, des gros bisous !